Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
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ÜBER UNS:
Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
WELCHE AUFGABEN ERWARTEN DICH:
Als Assistenz der Abteilungsleitung Projektentwicklung unterstützt Du bei der Koordination von Vorhaben und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen – folgende Aufgaben erwarten Dich in Deiner neuen Rolle:
- Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft sowie bei operativen und organisatorischen Aufgaben
- Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Statistiken, Berichten und Entscheidungsvorlagen
- Planung und Koordination teamübergreifender Meetings und Veranstaltungen, einschließlich Organisation von Dienstreisen, Hotelbuchungen und Transfers
- Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Kreditkartenabrechnungen
- Mitwirkung bei der Planung von branchenspezifischen Messen
- Terminmanagement sowie Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben
- Steuerung des internen Informationsflusses, inklusive Moderation des MS Teams-Kanals der Abteilung Projektentwicklung
- Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und den Teams der regionalen Standorte
WELCHE VORAUSSETZUNGEN BRINGST DU MIT:
Zur Verstärkung unserer Projektentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent mit einem Gespür für interdisziplinäre Zusammenarbeit verbindet. Diese Voraussetzungen machen Dich zur idealen Ergänzung für unser Team:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein akademischer Abschluss
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie fundierte Kenntnisse im Einsatz digitaler Planungstools, Dokumentenmanagementsysteme, Reiseportale und Buchungssysteme
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauende Denkweise und strukturierte Arbeitsmethodik
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Lösungsorientierung sowie Freude an der interdisziplinären Zusammenarbeit im Team
- Diskretion, Professionalität und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
