Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
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ÜBER UNS:
Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
WELCHE AUFGABEN ERWARTEN DICH:
Als Assistenz der Abteilungsleitung Projektentwicklung unterstützt Du bei der Koordination von Vorhaben und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen – folgende Aufgaben erwarten Dich in Deiner neuen Rolle:
- Du übernimmst die operative und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft.
- Des Weiteren erstellst du Protokolle, Präsentationen, Statistiken, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
- Du koordinierst teamübergreifende Meetings und Veranstaltungen und organisierst Dienstreisen, Hotelbuchungen und Transfers.
- Darüber hinaus bearbeitest du Reise-, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen.
- Du wirkst bei der Planung und Umsetzung branchenspezifischer Messen mit.
- Klassische Sekretariatsaufgaben und Terminmanagement gehören ebenfalls zu deinem Alltag.
- Du steuerst den internen Informationsfluss und moderierst den MS Teams-Kanal der Abteilung.
- Außerdem bist du zentrale Ansprechperson zwischen der Abteilungsleitung und den Teams an den regionalen Standorten.
WELCHE VORAUSSETZUNGEN BRINGST DU MIT:
Zur Verstärkung unserer Projektentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent mit einem Gespür für interdisziplinäre Zusammenarbeit verbindet. Diese Voraussetzungen machen Dich zur idealen Ergänzung für unser Team:
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein akademischer Abschluss
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
- Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Planungstools, Dokumentenmanagementsystemen, Reiseportalen und Buchungssystemen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine vorausschauende Denkweise und eine strukturierte Arbeitsweise
- Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Lösungsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
- Professionalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
